Korespondencja wpływająca do Urzędu Gminy Wielkie Ocy podlega rejestracji w dzienniku podawczym sekretariatu Urzędu, gdzie dokonuje się rozdziału korespondencji - zgodnie z właściwością - na kierowników referatów, którzy przekazują ją do realizacji poszczególnym pracownikom i poszczególne samodzielne stanowiska pracy.

Sprawy w Urzędzie Gminy Wielkie Oczy rozpatrywane są według kolejności wpływu z zachowaniem terminów określonych w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego i stopnia pilności.

Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mająca z nią bezpośredniego związku.

Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego organy sprawy załątwiane są bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie są załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę, lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza urząd.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Do terminów określonych w w/w przepisach nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnienia spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat udziela pracownik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, jakie dokumenty należy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Należy zwrócić uwagę, że przedstawiane dokumenty muszą być autentyczne.

Informacji o stanie spraw indywidualnych udzielają poszczególni pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za ich załatwienie. Jeżeli dany pracownik nie zajmuje się daną problematyką, powinien ustalić i wskazać kompetentną osobę do udzielenia niezbędnych wyjaśnień.

Postępowanie z dokumentacją niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.