Małgorzata Machczyńska

tel.: 16 631 01 26
e-mail: ug@wielkieoczy.info.pl
pokój nr 2

Kompetencje i zadania (Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wielkie Oczy - Załącznik do Zarządzenia Nr 123/2019 Wójta Gminy Wielkie Oczy z dnia 12 listopada 2019 r.):

§ 36. Samodzielne stanowisko ds. sekretarsko-kancelaryjnych, kadrowych i obsługi rady gminy:

1. zapewnienie obsługi techniczno-organizacyjnej sekretariatu Urzędu Gminy,
2. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań oraz zebrań organizowanych przez Wójta, Sekretarza i Skarbnika,
3. realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Wójta,
4. prowadzenie następujących centralnych rejestrów:
   1. zarządzeń Wójta,
   2. skarg i wniosków,
   3. upoważnień i pełnomocnictw,
   4. informacji publicznej,
   5. petycji,
5. sporządzanie wniosków oraz prowadzenie dokumentacji w zakresie zatrudniania bezrobotnych,
6. prowadzenie centralnego rejestru korespondencji wpływającej do Urzędu oraz przygotowywanie korespondencji do wysłania,
7. bieżąca aktualizacja informacji umieszczanych na tablicach informacyjnych w budynku Urzędu,
8. udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek Urzędu,
9. prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu Gminy i innej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy,
10. ustalanie praw do świadczeń przysługujących pracownikom w okresie zatrudnienia oraz w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, a mianowicie: ustalanie wymiaru urlopów wypoczynkowych, wysokości odpraw pieniężnych, dodatków stażowych, nabycia prawa do nagród jubileuszowych, itp.,
11. terminowe wydawanie świadectw pracy,
12. prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem badań lekarskich wstępnych, okresowych i profilaktycznych pracowników,
13. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu,
14. prowadzenie ewidencji poleceń wyjazdów służbowych,
15. prowadzenie spraw dotyczących zwrotu kosztów używania samochodów osobowych nie będących własnością pracodawcy do celów służbowych,
16. prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych pracowników,
17. sporządzanie dokumentacji w zakresie organizowanych praktyk studentów i uczniów,
18. prowadzenie ewidencji pieczęci w Urzędzie,
19. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy kierowników i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych,
20. przygotowywanie projektów zarządzeń dot. naboru na wolne stanowisko urzędnicze, wynagradzania, służby przygotowawczej, okresowej oceny pracowniczej pracowników urzędu,
21. niezwłoczne zgłaszanie Sekretarzowi Gminy zdarzeń mogących mieć wpływ na powstanie obowiązku złożenia oświadczeń majątkowych osób zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych gminy,
22. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady Gminy i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
23. kompletowanie i przygotowywanie materiałów pod obrady sesji i komisji,
24. przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy,
25. prowadzenie i przekazywanie korespondencji do i od Rady i jej komisji oraz poszczególnych radnych,
26. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem i protokołowaniem sesji, posiedzeń i spotkań Rady,
27. prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do sprawdzenia oświadczeń majątkowych radnych, pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
28. organizowanie szkoleń radnych,
29. prowadzenie dokumentacji Rady Gminy i jej komisji oraz wymaganych rejestrów, w tym rejestrów przepisów gminnych,
30. przekazywanie uchwał Wojewodzie, Regionalnej Izbie Obrachunkowej oraz przesyłanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego,
31. przygotowywanie projektów uchwał wynikających z zakresu czynności,
32. współpraca z organami sołectwa oraz udzielanie im pomocy przy organizowaniu spotkań i zebrań wiejskich,
33. prowadzenie spraw związanych z organizacją przygotowań i przeprowadzaniem wyborów sołtysa i rad sołeckich,
34. prowadzenie rejestru i podstawowej dokumentacji w zakresie przynależności Gminy do związków międzygminnych, stowarzyszeń i fundacji,
35. prowadzenie spraw dot. funduszu socjalnego pracowników,
36. zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe,
37. prenumerata dzienników i czasopism,
38. wykonanie innych, nie objętych niniejszym zakresem czynności, spraw doraźnych zleconych przez Wójta Gminy.